Registrator

Ref Dnr 2018-0186

Registrator

Inspektionen för socialförsäkringen (ISF) är en expertmyndighet som granskar och utvärderar rättssäkerhet, administrativ effektivitet samt effekter för individ och samhälle inom socialförsäkrings­området. Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och Skatteverket står under vår tillsyn.

På ISF arbetar ett 60-tal anställda med grund- eller forskarutbildning inom bland annat nationalekonomi, statsvetenskap, företagsekonomi, statistik, sociologi, juridik och medicin. De interna stödfunktionerna, däribland ekonomi, HR, myndighetsjuridik, kommunikation och IT, är samlade vid den Administrativa enheten.

Vi söker dig som vill ansvara för ISF:s dokument- och ärendehantering och som trivs med att arbeta nära verksamhet och medarbetare i en mindre organisation, då vår nuvarande registrator går i pension våren 2019.

Vi sitter i ljusa lokaler på Lilla bommen i Göteborg. Fram till sommaren 2019 har ISF verksamhet även på Kungsholmen i Stockholm.

Arbetsuppgifter

Som registrator kommer du att ha ett helhetsansvar för ISF:s dokument- och ärendehantering.

I arbetet som registrator ingår:

• postöppning, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar
• stöd och råd till samt utbildning av chefer och medarbetare
• arkivering och fysiskt arkiv
• styr- och stöddokument inom området
• systemstöd (Iipax Permission och Archive)
• förvaltningsansvar för ISF:s dokumenthantering
• relaterade uppgifter vid avrop mot statliga ramavtal
• kontakter med Riksarkivet och leverantörer
• omvärldsbevakning inom registratur och arkivområdet
• JK-lista

Förutom löpande arbetsuppgifter kommer du att ingå i vårt pågående projekt om dokument­hantering. Ditt arbete blir främst att implementera processbeskriv­ningar och annan information i Iipax Archive. Du kommer också att färdigställa vår arkivförteckning och ta fram hanterings-anvisningar. ISF överväger att flytta pappersarkivet till Riksarkivet under våren 2019 innan omlokaliseringen avslutas. Det arbetet genomför du tillsammans med vår nuvarande registrator och den administrativa chefen.

I arbetsuppgifterna ingår också att delta i myndighetens arbete med informations­hantering, till exempel när det gäller hantering av person­upp­gifter i enlighet med GDPR och att anpassa verksamheten till före­skrifterna om statliga myndigheters informationssäkerhet. Arbetet genomförs i samarbete med myndighets­juristen och it-ansvarig.

Tjänsten innebär löpande kontakter med medarbetare och chefer inom verksamhetsstödet och i kärnverksamheten.

ISF är kund hos Statens servicecenter och kommer på sikt att köpa tjänster för e-arkiv. Målet är att all dokumenthantering ska ske elektroniskt.

Kompetenskrav

Vi söker dig som har erfarenhet av liknande uppgifter som registrator i offentlig verksamhet och har goda kunskaper om dokumenthantering och arkivering.

Du har högskoleutbildning för registratorer eller har annan utbildning inom arkiv- och informations­vetenskap som bedöms relevant, alternativt har motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt.

Arbetet förutsätter kunskaper om något system för dokumenthantering och arkivering. Erfarenhet av Iipax Permission och Iipax Archive är meriterande liksom erfarenhet av att använda statliga ramavtal. Även erfarenhet av utveckling av styrdokumentation samt att införa systemstöd för e-diarium och e-arkiv är meriterande.

Som person är du noggrann, strukturerad, flexibel och självgående. Du har god förmåga att ge stöd, samarbeta och att anpassa dig till verksamhetens behov, och du är intresserad av utvecklingsarbete i en modern förvaltnings­miljö.

Information och ansökan

För frågor är du välkommen att kontakta Angela Berthelsen, stf. administrativ chef och HR-ansvarig, tel. 08-58 00 15 16.

Fackliga kontaktpersoner är Jonas Thelander, tel. 08-58 00 15 09 och Mona Backhans, tel. 08-58 00 15 70 för Saco.

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med sex månaders provanställning med tillträde enligt överenskommelse.

Tjänsten är placerad i Göteborg men förutsätter en del resor till Stockholm och även arbete där under en övergångsperiod så länge verksamhet finns kvar där fram till sommaren 2019.

Välkommen med din ansökan senast den 19 december 2018.